Imię: Anita

Firma: mała firma handlowa (sklep internetowy) zajmująca się sprzedażą akcesoriów dla dzieci i mam.

Data powstania: listopad 2018.

Zatrudnienie: 1 pracownik (Anita).

Problem: duże koszty, zalegające (5-10) faktury do spłacenia, słaba płynność finansowa.

Cele: mieć bogatą ofertę, nie być na minusie, regularnie spłacać faktury, zarabiać 🙂

No to zaczynamy „Pomoc dla firm”! Anita napisała do mnie z prośbą o pomoc w kwestiach finansowych, a dokładniej z pytaniem, czy robi coś źle, czy coś zbyt dużo ją kosztuje, czy można coś zmniejszyć, jak zmniejszyć wydatki jeśli się da itp.

Jak jest?

1. Pensja – na początku była wypłacana chaotycznie, ale potem Anita zdecydowała, że co miesiąc przelewa 5% z kwoty przychodu na swoje konto oszczędnościowe (co kwartał decyduje jak z nich korzystać, najchętniej chciałaby zainwestować w dom i inne inwestycje).

2. Telefon – z raportu Anity wynikały duże, nieregularne koszty. Dlaczego? Anita pół roku płaciła jedynie za telefon, a dopiero potem do rachunku doszedł też abonament.

3. Przelewy. Anita płaci prowizję za przelewy24 – szybkie przelewy internetowe. Ostatnio doszła też usługa Paypall, a więc prowizje od wpłat jeszcze wzrosły.

4. Księgowość – duże koszty i konieczność ręcznego wystawiania faktur. Problemem Anity jest też 5-10 faktur regularnie czekających w kolejce na spłacenie, krótki termin (14 dni) płatności. Anita źle się czuje wobec dostawcy, jeśli opłaci fakturę w ostatnim (ale mieszczącym się w terminie) momencie.

5. Zatowarowanie – Anita chce mieć towar na półkach, ale jednocześnie nie być na minusie, który powodowany jest przez to, że np. musi złożyć minimalne (za 500-1000 zł) zamówienie, żeby zostało zrealizowane. Taki towar leży jakiś czas zanim się sprzeda. Faktura za towar opłacana jest w terminie, ale Anicie ciąży ten temat, czuje, że „ciągle goni”. Dodatkowo: różni dostawcy=różne warunki.

Co można zrobić?

1. Telefon – do końca trwania umowy pewnie nie da się nic zrobić, ale potem trzeba koniecznie negocjować abonament i dążyć do jego zmniejszenia. W tej chwili już za 30 zł miesięcznie można mieć abonament, który gwarantuje nieograniczone rozmowy, SMS-y, MMS-y oraz określony transfer danych, który może być wystarczający.

2. Przelewy24, PayPall – w przypadku takich małych firm, jak firma Anity, zapewnie nie da się wiele wynegocjować, ale próbować zawsze warto.

3. Księgowość – po pierwsze nie ma nic złego w płaceniu faktury na ostatnią chwilę, po to jest dany termin, żeby móc spłacić nawet 13 dnia przy 14 dniach na płatności; po drugie należy negocjować z dostawcami wydłużenie terminów płatności. Oczywiście, że będą stawiali opór, natomiast 30 dni płatności na rynku nie jest niczym dziwnym i zmierzanie do średniego TP 30 dni nie będzie jakimś ewenementem. Anita nie musi od razu żądać terminu 30, może poprosić o 20 i zwiększać go systematycznie. Jakich argumentów może użyć w negocjacjach o wydłużaniu terminu płatności – np. „tworzę mały, w miarę stabilny biznes, a rynek rozwija się jak szalony”. Wkrótce Anita przechodzi na iFirmę, która nie dość, że będzie zintegrowana ze sklepem, faktury wystawia się jednym kliknięciem, to koszt księgowości spadnie do 130 zł/mc.

4. Zatowarowanie – w przypadku minimalnych zamówień zawsze można próbować dowiedzieć się z czego wynika takie, a nie inne minimum Twoich dostawców i wymagać zmniejszenia wielkości dostaw. Jeżeli MOQ (minimalne zamówienie) jest niemożliwe do zmniejszenia, możesz zażądać zmiany sposobu płatności, np. płatności częściowej – możesz poprosić o wystawienie dwóch faktur do dostawy, jedną z krótszym, drugą z dłuższym terminem płatności; możesz zaproponować płatności częściowe – połowa za 14, druga połowa za 30 dni. Trzeba też dążyć do tego, by zwiększać marżę, a jeśli nie zwiększać marżę, to zwiększać sprzedaż – dla większości produktów Anita ma 20-procentową marżę. Żeby zapobiec kupowaniu nad wyraz i potem leżakowaniu towarów i kolejki faktur warto przedyskutować z dostawcą opcję dropshippingu. W tej opcji klient zamawia towar w Anity sklepie, ale wysyłany jest on do niego z magazynu jego producenta, a nie z magazynu Anity. Dużym problemem Anity w tym punkcie jest też zamawianie towaru bez oparcia się o dane statystyczne sklepu.

5. Pensja – skoro i tak wypłacana jest na razie szczątkowo, na początek być może warto w ogóle z niej zrezygnować. Jeśli tak, może warto zaplanować kiedy ewentualnie wznowić wypłacanie sobie pensji, np. po 2 latach istnienia firmy czy po zoptymalizowaniu wszystkich wymienionych wyżej punktów działalności?

W drugiej części serii „Pomocy dla firm” skupimy się na działaniu sklepu internetowego Anity i doradzeniu jej, co tam warto zmienić, by sprzedawać więcej i tak jak zaplanowała sobie właścicielka. Wejdziemy też głębiej, jeśli chodzi o
*opracowanie celowo nie zawiera wielu dokładnych danych (przez wzgląd na dobro Anity i jej sklepu), natomiast i bez tego wiadomo, że wiele rzeczy można zmienić.

zdj. Ross Findon dla Unsplash.com.

Jesteś zainteresowany „Pomocą dla firm”, potrzebujesz analizy, sformułowania swojego problemu, rady, pomocy? Napisz na: kamila.jakubowska@panikb.eu.

Jeżeli szukasz wiedzy, zajrzyj do naszego portfolio szkoleń.

Kamila Jakubowska

Artykuł Pomoc dla firm #1: analiza kosztów małej firmy handlowej pochodzi z serwisu PANIKB.