Pozyskać czy dociskać? O tym decyduje lider i jego pogląd na tę kwestię. Nasuwa się inne pytanie: czyje cele ma realizować procurement – swoje własne czy organizacji, która go zatrudnia, i jakie dobierze do tego narzędzia? O tym w kilku spostrzeżeniach z praktyki kupca korporacyjnego.

Historia pewnego procurementu

Dawno temu pewnemu dostawcy kończył się kontrakt, więc negocjowałam nowy. Zakres merytoryczny umowy był makabryczny – usługi medyczne ze wszystkimi ich niuansami rozpisane maczkiem na kilkunastu stronach A4, za które właściciel tematu nie chciał wziąć odpowiedzialności – tam było naprawdę dużo czytania i analizy.

W nowej umowie dostawca – nigdy nie awansował w pojęciu procurementu do rangi wyższej niż zaledwie dostawca – zażądał wynagrodzenia indeksowanego, o któryś ze wskaźników ekonomicznych i zaproponował inflację.

Przyjęliśmy postulat, a potem ówczesny dyrektor procurementu zawołał mnie na dywanik i pyta:

– Kamila, a jeżeli za rok inflacja wzrośnie i ten dostawca przyjdzie po podwyżkę to co zrobisz?

– To co zawarliśmy w umowie: zindeksuję cenę.

Nastała chwila znaczącej ciszy, a następnie dyrektor spuentował naszą krótką rozmowę:

– Tego się obawiałem, Kamila. Że ty niewłaściwie rozumiesz swoją rolę.

Uważam tę rozmowę za jedną z najciekawszych w moim zawodowym życiu, choć w pierwszej chwili wywołała pewien szok.

Oto miałam przed sobą człowieka na stanowisku lidera zakupów, który uważał, że jego rolą jest walka za wszelką cenę o każdą złotówkę. Biorąc pod uwagę, że rolą procurementu jest li tylko kontrola kosztów i wydatków – założenie poniekąd słuszne. Ale moim zdaniem ograniczone do granicy działu. A tymczasem ten dział jest osadzony w organizacji, która ma pewne cele. Ta akurat była organizacją skupiającą się na produkcji materiałów budowlanych. W firmie produkcyjnej głównym celem jest produkcja. Firma produkcyjna, które nie produkuje nie ma racji bytu. Aby produkowała, musi się wydarzyć wiele różnych składowych, a między innymi to, że firma musi mieć czym, kim i z czego produkować.

Zadania procurementu w firmie produkcyjnej i handlowej

To są zadania powierzane procurementowi w firmie produkcyjnej: dostarcz towarów i usług, aby firma mogła produkować. Dostarcz ich tyle, w taki sposób i w takiej jakości, aby mogła produkować w sposób ciągły – dostarcz niezawodność. A do tego spełniaj rolę procurementu – dbaj o to, aby wydatki trzymać w ryzach i, jeśli to możliwe – redukuj koszty. Procurement w firmie produkcyjnej idzie pod rękę z logistyką.

W firmie handlowej rola procurementu to: dostarcz w terminie, w jakości i w cenie oczekiwanej przez klienta to, czego on potrzebuje.

W firmie handlowej sprzedającej towary w sklepach wielkopowierzchniowych: dostarcz to, czego potrzebują nasi masowo pojmowani klienci możliwie dobrej jakości w możliwie najniższej cenie. Tutaj procurement to bardziej zarządzanie produktami i półką.

Wracając do procurementu w firmie produkcyjnej: jeżeli ustaje produkcja i dział utrzymania ruchu, po pierwsze poszukuje przyczyny, źródła. Jeżeli powodem jest brak surowców, komponentów, części zamiennych do maszyn, zaczyna się dociekanie: dlaczego ich nie mamy. Nie dojechały na czas? Nie zostały zamówione? Producent nie dostarczył, nie wyprodukował? Gdzie leży przyczyna przestoju? W logistyce, zakupach, po stronie dostawcy?
Najbardziej wprost rzecz ujmując: kto zawalił? A później – aby unikać podobnych błędów w przyszłości – każda organizacja, jak każdy człowiek, uczy się cały czas – robi wszystko co leży w jej mocy, aby nie powtórzyć podobnego błędu. Jeżeli błędem był brak zamówienia na czas lub zamówienie za małej ilości – firma zaczyna układać plany logistyczne i kontrolować wysyłkę zamówień.

Jeżeli przyczyną przestoju była niewystarczająca jakość usług, komponentów, surowców lub części zamiennych – temat wraca do działu zakupów, który w tym momencie otrzymuje zadanie: pozyskaj podobne coś, ale w jakości, która będzie dla nas wystarczająca. I tu wiodącym kryterium staje się jakość, ciągnąc zwykle za sobą zwiększenie ceny.

Rola sourcingu i procurementu

Doszliśmy do meritum. Jaka jest rola sourcingu i procurementu w firmie produkcyjnej? Są ludzie, którzy uważają, że jedynie patrzenie na koszty. Ja jednak stoję na stanowisku, że rolą zakupów jest zapewnić niezawodność za najniższą możliwą cenę. Niektórzy nazywają to pozyskiwaniem dóbr i usług o najlepszym stosunku jakości do ceny.

Dodam jeszcze, przy okazji, że wierzę w relacje: są one istotną składową w biznesie i wymiernym czynnikiem wpływającym na stabilność firmy. Firma produkcyjna przytaczana powyżej oczekiwała od dostawców (nie miewała partnerów) akceptowania bardzo wyśrubowanych warunków współpracy. Takie też można negocjować. Jednak każde wahnięcie koniunktury in plus powoduje, że dociśnięty w trudnych czasach dostawca natychmiast stawia żądania finansowe nie bacząc na cele klienta. Bo wie, że nadszedł czas, w którym utraconego klienta „załata” sobie innym. Ciągłość produkcji staje się zagrożona.

Gdyby dostawca był partnerem i traktowany był jak partner – koniunktura nie ma żadnego wpływu na jego lojalność. Jeżeli dostawca jest traktowany jak dostawca i dociskany w cieńszych czasach, wypryśnie nam spod obcasa, gdy tylko fizyka pozwoli. I nie mówię tu o pobłażliwości i przepłacaniu. Lojalny partner potrafi zrozumieć, że w cieńszych czasach wszystkiego jest mniej i nie żąda za wiele; sam dostrzeże korzyści w tym, aby kroczyć ścieżką współkształtną do ścieżki swojego klienta.

 

Kamila Jakubowska

 

zdj. Willian Justen de Vasconcellos dla unsplash.com.